Tác giả: Ông Bùi Văn Mai - Phó Chủ tịch TT kiêm TTK VACPA
18. TỘI TỪ CÁI MÁY VI TÍNH
Từ những năm làm giám đốc công ty kiểm toán cho đến nay tôi vẫn giữ một thói quen là chỉ dùng một loại bút mực xanh. Ngoài chữ ký chính thức, tôi thường còn ký nháy trên các trang tài liệu gốc phát hành, đặc biệt là BCTC, báo cáo kiểm toán. Thói quen này giúp tôi phát hiện được nhiều sự cố, trong đó có một sự cố mà “tội lỗi từ cái máy vi tính”.
Nếu bạn đã làm việc từ 25 năm trở về trước, khi đó còn chưa có máy vi tính, mọi tài liệu dự thảo đều phải sửa trực tiếp bằng tay. Nếu sửa nhiều thì nhân viên phải chép lại trước khi gửi cho phòng hành chính đánh máy, hai nhân viên phải đọc và soát lại từng câu chữ, từng dấu chấm, phẩy…sau đó mới đưa đi in rônêô.
Ngày nay, chúng ta phải cảm tạ các nhà khoa học đã phát minh, phát triển kỹ thuật số, đã sản xuất ra máy vi tính, email, internet…Các chương trình phần mềm thật là tuyệt diệu. Bạn hãy thử nghĩ: Nếu không có máy vi tính, không có các phần mềm thì KTV sẽ làm kiểm toán như thế nào?
Tuy nhiên máy vi tính cũng có nhiều tội lỗi đấy. Số là thế này, KTV thường lập báo cáo kiểm toán năm nay bằng cách chèn thông tin mới vào bản mềm báo cáo kiểm toán năm trước. Và rồi râu ông nọ cắm cằm bà kia, sai ngày, tháng, họ tên người có liên quan trong báo cáo. Thậm chí có chuyện không phát hành bản BCTC đã duyệt mà phát hành bản còn dự thảo lần trước…
Có một lần tôi ngạc nhiên khi nhận được một bộ BCTC có báo cáo kiểm toán, ký tên, đóng dấu đầu đủ do khách hàng gửi lại sau khi ký chính thức. Vì là việc thông thường nên tôi cũng xem rất nhanh, nhưng tự nhiên chững lại. Tôi phát hiện các trang báo cáo không có chữ ký nháy của tôi. Tôi giữ lại tài liệu đó chờ KTV đi khách hàng về mới hỏi rõ lý do. KTV lúng túng, xin lỗi tôi rồi mới nói rõ sự việc là đã in nhầm bản BCTC chưa hoàn chỉnh, khi gửi sang khách hàng ký đã phát hiện nên phải về làm lại, không dám trình lại tôi ký nháy.
Trong một cuộc họp giao ban sau đó, tôi đã kể lại “tội của cái máy vi tính” và nhắc nhở tất cả mọi KTV. Không biết các bạn đã có lần nào phải chịu lỗi từ “tội của máy vi tính chưa”?
19. TRANG NÀY CÓ 3 LỖI
Tôi có thói quen hay sửa tài liệu rất chi tiết, thậm chí chữa là lỗi chính tả cho nhân viên. Cách làm này giúp cho việc phát hành tài liệu rất nhanh, nhưng cũng làm cho một số KTV ít suy nghĩ về các sai sót của mình, sửa lại tài liệu như một nhân viên hành chính. Đối với các tài liệu không quá gấp, tôi lại soát xét theo cách khách: Ngoài các phần phải viết bổ sung hoặc chữa lại lời văn, số liệu…đối với các lỗi do KTV thiếu cẩn thận, tôi không sửa trực tiếp mà ghi chú lại: “Trang này có 3 lỗi”…
Trường hợp này, KTV phải tự đọc lại rất kỹ. Có lúc các bạn cùng phòng phải chụm đầu vào để cùng kiểm tra, soát xét đi soát xét lại. Nhiều lần, nhân viên mang tài liệu lên phòng tôi, gãi đầu, gãi tai: “Chú ơi! Chúng cháu chỉ tìm ra có 2 lỗi.” Tôi xem lại và bảo: “Hai lỗi, đúng rồi nhưng chưa đủ.” Các bạn mang về phòng xem lại vài lần, có lúc còn cá cược nhau tìm ra sai sót, bình luận câu văn…đã giúp cho khả năng soát xét tốt lên rất nhiều. Có trường hợp các bạn còn tìm ra thậm chí là 4 lỗi, 5 lỗi chứ không chỉ là 3 lỗi do tôi chỉ ra…
Tôi nhớ mãi, một chuyên gia nước ngoài đã nói với tôi từ những năm 1992/1993: “Báo cáo kiểm toán không được sai sót dù chỉ là một dấu phẩy.” Tôi cũng đã nhắc lại điều này nhiều lần với nhân viên của mình. Không biết cách làm này có giúp ích gì cho bạn không?
20. MỘT CÁI SÂN, HAI TẤM LÒNG
Vào một ngày gần ngày rằm trung thu năm 1995, có hai bác tự giới thiệu là tổ trưởng tổ dân phố khu vực văn phòng công ty chúng tôi đến xin gặp. “Bán anh em xa, mua láng giềng gần”. Tôi luôn nhớ và ứng xử như vậy dù mình sống ở đâu. Vì thế tôi kéo ghế mời ngồi, gọi cho nhân viên hành chính mang nước đến mời hai bác.
“Thật không phải, nhưng xin lỗi anh, chúng tôi muốn mượn sân công ty để tổ chức đêm trung thu cho các cháu tổ dân phố”. Tôi hỏi thêm mấy chi tiết nữa và nói: “Sân công ty hơi chật, nếu các bác thấy lo cho các cháu được thì tốt. Thế bác tổ chức cho các cháu vào tối nào?” – “Đúng tối hôm rằm.” – “Tiếc quá, tối hôm đó tôi không có nhà, nhưng tôi sẽ thu xếp, có anh bảo vệ sẽ giúp bác.”
Tôi gọi cho tổ bảo vệ và dặn dò các việc: Bố trí thêm đèn sáng ra sân, cho mượn một vài cái bàn, một ít ghế, mở cổng sớm, sắp xếp lại ô tô, xe máy gọn gàng…và kiểm tra, khóa kỹ các cửa phòng làm việc…Anh chủ tịch công đoàn công ty vốn tính vui vẻ, cởi mở, nghe tin đã đề nghị tôi mua cho các cháu ít gói kẹo, bánh góp vui với các cháu. Tôi đồng ý ngay và nói thêm: “Nếu bố trí được, anh đến vui với các cháu nhé”.
Mấy hôm sau tôi được anh chủ tịch công đoàn thông báo là đêm trung thu của các cháu rất vui vẻ. Anh đã đến dự và còn góp vui bằng mấy bài hát sau khi thay mặt Ban lãnh đạo công ty chia quà của công ty cho các cháu. Anh nói thêm với vẻ hơi lo lắng: “Hôm đó các cháu đến đông quá, sân lại chật. Tôi có nói anh bảo vệ cho các cháu tổ chức nhờ cả ở phòng tiền sảnh của công ty.” Tôi nói để anh yên tâm: “Tổ trưởng bảo vệ có gọi điện hỏi tôi, tôi đã đồng ý rồi mà.”
Sự việc tưởng chỉ là như vậy. Hôm sau nữa bạn hành chính trình cặp tài liệu và nói: “Thưa chú, có bài báo viết về công ty mình đấy.” Tôi mở vội cặp tài liệu vì nghĩ rằng gần đây không có phóng viên nào phỏng vấn, sao lại có bài viết về công ty mình. Tôi hơi thấy lo, sợ có sai sót gì đấy bị đưa lên mặt báo.
Lật dở từng trang tờ báo Hà Nội Mới, tôi tìm mãi không thấy bài viết về công ty. Tôi phải đọc vào nội dung của mấy bài vì tin rằng nhân viên của mình không thể nhầm lẫn được. Một lúc sau tôi mới tìm thấy bài viết “Một cái sân, hai tấm lòng”. Tôi đọc nghiến ngấu đến lần thứ 2 thì hiểu rõ mọi chuyện. Số là thế này: Hai bác tổ trưởng dân phố đã đi hỏi mượn sân của một cơ quan bên cạnh vì sân rộng, có bóng cây đẹp…để tổ chức đêm trung thu cho các cháu nhưng không được công ty đồng ý. Thấy sân công ty chúng tôi chật chội nên phút cuối cùng mới đến hỏi. Sân chật nhưng phòng tiền sảnh lại rộng và đẹp nên đêm trung thu càng thêm vui và ấm cúng. Hai bác đã kể lại câu chuyện trên cho một phóng viên báo sống trong tổ dân phố đó và người phóng viên đó đã viết bài kể lại câu chuyện trên và ca ngợi công ty chúng tôi, ngỏ ý trách móc cơ quan bên cạnh. Các bác còn đề nghị báo phát động thành phong trào học tập sự việc trên của Ban lãnh đạo công ty chúng tôi: “Sân chật nhưng tấm lòng rộng mở…” Tôi thấy rất vui nhưng cũng hơi lo lắng…
May quá, hôm sau hai bác mang tờ báo cùng một lá thư cảm ơn của tổ dân phố đến cảm ơn tôi. Tôi vui vẻ tiếp hai bác, tôi cảm ơn vì bài báo nhưng cũng trình bày ngay một đề nghị mà tôi nghĩ đến ngay sau khi đọc bài báo: “Xin cảm ơn hai bác rất nhiều. Bài báo đã là món quà lớn đối với công ty chúng tôi rồi. Xin hai bác nói với anh nhà báo xin dừng lại ở đây, không nên bàn luận thêm nữa, không nên để cơ quan bạn phải suy nghĩ…”
Trong mấy cuộc họp công đoàn sau đó, nhiều bạn đã đưa câu chuyện ra trao đổi. Tôi luôn nghĩ, trong các bạn đồng nghiệp ngày ấy đã có bao nhiêu bạn nay là giám đốc, tổng giám đốc công ty kiểm toán lớn, nhỏ. Tôi tin rằng câu chuyện trên ít nhiều đã giúp ích cho các bạn cách cư xử với địa phương nơi công ty mình cư trú.
21. GỌI RA ĐỂ ĂN CHỨ KHÔNG PHẢI ĐỂ BỎ ĐI
Bây giờ các bạn đã khá quen thuộc với việc người nước ngoài bao giờ cũng ăn hết những thức ăn mà họ gọi. Nếu có thừa chút ít họ yêu cầu nhà hàng đóng gói để mang về.
Tôi có đứa cháu làm nhân viên phục vụ cửa hàng ăn uống của Trường Hoa Sữa đã kể lại rằng: “Có hai vợ chồng người nước ngoài ăn phở. Người vợ ăn hết bát phở, còn một ít nước dùng đã đổ sang bát của chồng để người chồng húp hết.” Chắc các bạn đã biết, ăn hết thức ăn, người ta còn lấy bánh mỳ quệt ăn.
Từ năm 1995, khi đó các chuyện nói trên còn lạ lẫm với chúng ta lắm. Có một lần, chúng tôi mời một người bạn Nhật Bản đi khách sạn Daewoo ăn đồ ăn Nhật. Người bạn Nhật ăn rất ngon lành, giống như lần đầu tôi đi Anh khoảng 6, 7 ngày không được ăn cơm. Khi về Pháp, người đồng nghiệp mời tôi ăn cơm ở Nhà hàng Hoàn Kiếm, Quận 13 Paris. Khi thấy nhân viên đưa ra chén cơm trắng rất nhỏ, tôi đã vội nói với người phục vụ cho xin một bát nữa. Người phục vụ nhẹ nhàng nói: “Chú cứ ăn, cháu sẽ mang tiếp cho chú.” Tôi ăn ngon lắm, như chưa bao giờ được ăn ấy.
Khi ăn xong còn 3, 4 miếng sushi các loại, tôi thấy người phục vụ đóng gói cẩn thận đưa cho người bạn Nhật. Lúc đó tôi cũng thấy ngạc nhiên lắm nhưng không tiện nói gì…
Một lần khác đi ăn với một người Anh. Do đặt món trước và có 1-2 đồng nghiệp không đi dự được nên thức ăn còn thừa nhiều. Thấy chúng tôi thanh toán tiền xong đứng dậy ra về, ông khách người Anh đó kéo tôi ngồi xuống và nói rằng: “Chúng tôi có đói thì mới vào nhà hàng ăn. Chúng ta gọi món ăn ra để ăn chứ không phải để bỏ đi.” Tôi giải thích lý do bị thừa thức ăn. Ông ta nói: “Hãy yêu cầu nhân viên nhà hàng đóng gói để mang về.” Từ đó tôi hình thành nên thói quen: Mỗi khi liên hoan, ăn tiệc vào cuối bữa, tôi thường gắp thức ăn chia cho mọi người và động viên họ ăn hết. Tôi thường bảo: “Nếu không ăn hết thì lần sau gọi ít thôi.”
Ngày nay, thói quen này đã xuất hiện ở Việt Nam nhưng cũng chưa phải là phổ biến. Tôi viết lại kỷ niệm này để các bạn cùng suy nghĩ.
22. TÔI KHÔNG PHẢI GẶP AI NỮA
Ngay từ ngày đầu nhận nhiệm vụ là giám đốc công ty kiểm toán đầu tiên cho đến hôm nay tôi vẫn luôn nghĩ rằng nghề kiểm toán là nghề quá mới mẻ, là nghề của kinh tế thị trường. Do đó Việt Nam mình phải học tập nước ngoài, phải kêu gọi đầu tư nước ngoài, cần có sự hỗ trợ của chuyên gia nước ngoài. Muốn vậy mình cũng phải tận tình hỗ trợ người ta. Phải đôi bên cùng có lợi. Để có thể hội nhập, được thừa nhận lẫn nhau, phải có nhiều người Việt Nam đạt được chứng chỉ quốc tế. Tôi đã có nhiều lần ra nước ngoài, tiếp xúc với nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân…Mỗi lần gặp, mình cần người ta giúp cái gì, người ta làm thế nào thì mình thấy thỏa mãn…Vì thế, dù làm việc trên cương vị nào trong 20 năm qua thì tôi cũng rất sẵn sàng tiếp đón và hỗ trợ chuyên gia nước ngoài, tiếp đón họ giống như những gì mình mong muốn họ tiếp đón mình. Đã nhiều lần như thế, nhưng có một lần làm tôi nhớ mãi.
Vào năm 2004, một chuyên gia người Anh đăng ký xin làm việc với tôi một buổi sáng. Ông đã gửi tôi kế hoạch làm việc 3 ngày với mấy cơ quan trong Bộ Tài chính để tìm hiểu về việc tuân thủ chuẩn mực kiểm toán quốc tế, về BCTC, kiểm toán, đăng ký chế độ kế toán, quy định về người phụ trách kế toán của doanh nghiệp nước ngoài đầu tư vào Việt Nam…Sau khi chào hỏi xã giao, tôi nói ông chờ ít phút và nói chuyện với người phiên dịch. Tôi về phòng làm việc lấy ra khá nhiều sách vở, tài liệu…Tôi trình bày như một chuyên gia tư vấn chuyên nghiệp phần quy định của Luật kế toán, Nghị định của Chính phủ, quy định của Bộ Tài chính…Những quy định trước đây, quy định hiện hành lúc bấy giờ và những gì đang được chuẩn bị ban hành. Vừa trình bày, tôi vừa chỉ dẫn trong sách và tài liệu, thậm chí còn so sánh với quốc tế những gì tôi biết được. Tôi tặng ông một vài văn bản, 1-2 quyển chuẩn mực kế toán vừa xuất bản trong đó có phần tiếng Anh, tiếng Việt xen kẽ…Tôi trả lời cụ thể về từng vấn đề ông hỏi thêm. Gần trưa, ông xin phép tôi thực hiện một vài cuộc điện thoại ngắn xong lại tiếp tục làm việc. Mãi quá 12h trưa buổi làm việc của chúng tôi mới kết thúc. Đối với chúng ta, ít khi làm việc quá 12h, nhưng người nước ngoài bình thường cũng có thể làm đến 13h, 14h…
Tuy vẫn say sưa, nhiệt tình trao đổi, nhưng tôi chợt hỏi: “Ông có sợ lỡ buổi làm việc chiều nay không? Tôi biết ông còn mấy cuộc hẹn nữa.” Ông cười lớn và nói: “Tôi đã xin hủy mấy cuộc gặp. Vì sau khi làm việc với ông, tôi thấy tôi không cần phải gặp ai nữa.”
Sau đó thì tôi hiểu nội dung mấy cuộc gọi của ông trong lúc đang làm việc.
23. VACPA ĐÃ NHƯ MỘT HỘI CPA CỦA MỸ
Mới gần đây Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) đã tổ chức Hội thảo
“Quản lý hiệp hội, vai trò của Hiệp hội doanh nghiệp đối với ngành công nghiệp dịch vụ trong giai đoạn chuyển đổi tại Việt Nam” do các chuyên gia của Phòng Thương mại Mỹ trình bày. Tôi được mời dự nhưng không đi được mà cử một cán bộ chuyên môn của Hội đi dự. Vào giờ giải lao Ông Michael S. Olson đã tìm gặp đại biểu của VACPA và ngỏ ý muốn đến thăm và làm việc với lãnh đạo Hội. Thông tin được thông báo cho tôi. Tôi đồng ý tiếp 2 chuyên gia từ Phòng Thương mại Mỹ.
Sau khi chào xã giao, đi qua mấy phòng làm việc thăm văn phòng Hội, xem mấy bức ảnh về Hội, buổi làm việc được bắt đầu.
Hai chuyên gia ngỏ ý muốn biết về tình hình hoạt động kế toán, kiểm toán Việt Nam, về hội nghề nghiệp đại diện cho ngành kiểm toán Việt Nam là VACPA…Tôi cảm ơn cuộc viếng thăm và hỏi ngay điều mà tôi vẫn chưa rõ ngay từ khi biết tin chuyên gia muốn gặp Hội: “Xin lỗi, các ông biết tin về VACPA từ nguồn nào?” - “Chúng tôi đã đọc website của VACPA. Phần tiếng Anh có lẽ in thông tin hơn phần tiếng Việt. Tuy nhiên, chúng tôi cũng hiểu được khá nhiều về Việt Nam, về VACPA…” - “Xin lỗi, ông biết địa chỉ website của chúng tôi từ nguồn nào?” - ”Từ Báo Đầu tư.”
Tôi thấy vui vui trong lòng. Từ nước Mỹ xa xôi, có chuyên gia nước ngoài đã đọc website của VACPA, đã biết về VACPA. Điều đó đã giúp tôi rất nhiệt tình giới thiệu về những vấn đề chuyên gia cần biết. Riêng về VACPA, tôi dùng slide để giới thiệu những việc VACPA đã và đang làm: Từ sơ đồ tổ chức, nguyên tắc tổ chức, mục tiêu hoạt động, tiêu chuẩn, điều kiện hội viên, công việc đào tạo cập nhật kiến thức, đăng ký hành nghề, kiểm soát chất lượng, xây dựng chuẩn mực, hợp tác quốc tế…Chuyên gia say sưa lắng nghe, hỏi rất ít vì mỗi nội dung trình bày đều có một vài slide hình ảnh chứng minh…Chúng tôi còn tặng cho chuyên gia các sách và tài liệu liên quan.
Trước khi kết thúc, Ông Olson nói: “Như vậy, tổ chức và hoạt động của VACPA đã như một Hội CPA của Mỹ.” Tôi cảm ơn và nói thêm: “Chúng tôi xây dựng VACPA theo mô hình của một tổ chức nghề nghiệp quốc tế, và chúng tôi cố gắng làm được những gì chúng tôi hiểu là đúng. Tuy nhiên những gì chúng tôi làm được hoàn toàn còn chưa vững chắc, nguồn lực còn yếu và nhất là còn phụ thuộc lớn vào quy định pháp lý của nhà nước.”
Những cuộc học tập và khảo sát ở nước ngoài đã hun đúc lên trong tôi một câu hỏi lớn: “Tại sao các nước họ làm được mà Việt Nam chúng ta không hoặc chưa làm được?” . Các bạn đồng nghiệp, chúng ta hãy cùng trả lời câu hỏi này nhé!
Hết
**************************
